Chấm công là gì? 5 phương pháp chấm công phổ biến

Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, việc chấm công không có gì xa lạ đối với các nhân viên văn phòng. Vậy chấm công là gì? Bài viết dưới đây sẽ cho chúng ta thấy rõ việc chấm công của nhân sự trong doanh nghiệp.

1. Chấm công là gì?

Chấm công là hoạt động phổ biến trong các doanh nghiệp để có thể kiểm soát việc khai báo giờ giấc đi làm và tan ca của nhân viên. Từ đó, có thể căn cứ vào bộ phận nhân sự để biết được số giờ làm việc, số ngày đi làm và số ngày nghỉ, số ngày đi muộn của từng nhân viên. Và điều đó sẽ là cơ sở để nhân viên có lương hoặc bị phạt khi quá số buổi quy định thông qua đó sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm và biết sắp xếp quản lý thời gian hiệu quả trong công việc.

2. Các hình thức chấm công phổ biến

Có nhiều hình thức chấm công hiện nay :

2.1 Chấm công bằng thẻ giấy

Cách chấm công này rất đơn giản. Nhân viên chỉ cần cho thẻ vào máy là sẽ hiện lên thời gian hoạt động ngay lập tức từ giờ làm giữa các ca làm, giờ tan làm và ngoài giờ làm

*Ưu điểm :

+ Không cần dấu vân tay, không cần kết nối dữ liệu vào máy tính

+ Dễ dàng sử dụng

+ Chi phí thấp

*Nhược điểm :

+ Dễ mất thẻ và dễ hỏng

+ Người khác có thể chấm công hộ

2.2 Chấm công bằng dấu vân tay

Phương thức này là phương thức phổ biến đuọc nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất. Qua dấu vân tay, máy sẽ xử lí hình ảnh, nhận diện và xác định nhanh chóng nhân viên một cách chính xác nhất.

*Ưu điểm :

+ Nhanh, gọn, dễ nhận dạng

+ Không mất thời gian

+ Tránh gian lận

*Nhược điểm

+ Gây bất lợi với những người mất dấu vân tay hay tay bị ướt hoặc lạnh thì máy không thế quét được

2.3 Chấm công bằng thẻ điện tử

Cách chấm công này tiện dụng hơn chấm công bằng thẻ giấy. Khi chấm công bằng thẻ điện tử và lưu giữ thông tin nhân viên cũng giống thẻ giấy nó sẽ lưu thông tin ngày giờ làm và tan làm của từng nhân viên

*Ưu điểm :

+ Cứng cáp, dễ bảo quản

+ Nhập dữ liệu đơn giản, tránh sai sót cho bộ phận nhân sự

*Nhược điểm :

+ Chi phí thẻ từ khá cao

+ Dễ mất thẻ

2.4 Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Phương thức này dần được các doanh nghiệp sử dụng, tương tự như cách chấm công bằng dấu vân tay thì thiết bị này sẽ hiệu quả và nhanh chóng hơn vân tay qua cách nhận dạng các đặc điểm của từng khuôn mặt từ đó so sánh và nhận dạng mặt của từng nhân viên một cách tối ưu nhất

*Ưu điểm :

+ Nhanh

+ Không phát sinh chi phí thẻ

+ Xử lý nhanh

*Nhược điểm :

+ Khắc phục được nhược điểm của thẻ hoặc bằng dấu vân tay

+ Chi phí lắp đặt cao

+ Nhiều lúc vẫn gặp nhiều trục trặc

2.5 Chấm công bằng nhận diện mống mắt

Phương thức này dùng qua công nghệ nhận diện mống mắt để chấm công, độ nhận dạng và chính xác cao hơn các hình thức khác nhưng chi phí cao nên ít doanh nghiệp sử dụng

*Ưu điểm :

+ Bảo mật an toàn cao

+ Thu thập dữ liệu và nhận diện nhanh so với các cách khác

*Nhược điểm :

+ Chi phí lắp đặt cao

Như vậy, việc chấm công cho nhân sự đều có ưu điểm và nhược điểm nhưng chung quy nó đem lại sự cần thiết và lợi ích cao hơn cho doanh nghiệp trong việc giám sát nhân viên.

Read More

Phỏng vấn hành vi là gì? Phỏng vấn hành vi có gì khác?

 Behavioral Interview (phỏng vấn hành vi) là phương pháp phỏng vấn không mới được nhiều nhà tuyển dụng áp dụng để sàng lọc ứng viên. Vậy bạn có hiểu về hình thức phỏng vấn này không? Cùng tìm hiểu nhé! 

1. Phỏng cấn hành vi là gì? 

Phỏng vấn hành vi là hình thức phỏng vấn mà trong đó người phỏng vấn sẽ đưa ra những câu hỏi tình huống có khả năng xảy ra trong thực tế với một vai trò công việc cụ thể và đánh giá ứng viên qua cách phản ứng của họ.

Thông qua đáp án của ứng viên, nhà tuyển dụng nhìn thấy nhận thức, xu hướng, logic và cách họ xử lý tình huống phát sinh, đồng thời, dự đoán được hiệu suất làm việc trong tương lai.

Hình thức phỏng vấn này vô cùng hữu ích với các công việc cần tương tác giữa người với người như chăm sóc khách hàng, nhân viên sales, … Bởi đây là những công việc đòi hỏi ứng viên có thể phản ứng nhanh, theo quy trình tiêu chuẩn mà vẫn linh hoạt và đưa ra giải pháp hợp lý.

2. Phỏng vấn hành vi và phỏng vấn truyền thống có gì khác nhau? 

Phỏng vấn theo cách truyền thống, ứng viên sẽ được hỏi một loạt câu hỏi thông thương như: điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì, những thách thức và vẫn đề mà bạn từng gặp phải, bạn xử lý như thế nào, ... 

Với những câu hỏi như vậy, người trả lời có xu hướng đưa ra câu trả lời chung chung, khó thể hiện bản thân và cho thấy kỹ năng tư duy sáng tạo và giải quyết vấn đề của họ.

Đối với phương pháp phỏng vấn hành vi, nhà tuyển dụng có thể chuẩn bị trước tình huống hoặc dựa trên trường hợp thực tế đã xảy ra để tìm hiểu ứng viên. Không chỉ vậy, người phỏng vấn có thể yêu cầu ứng viên kể về trải nghiệm cho thấy cách xử lý tình huống chứ không phải “sẽ” phản ứng ra sao.

Read More

Tìm hiểu nguyên lý Pareto là gì?

  Nguyên lý Pareto hay quy luật 80/20 giúp quản lý thời gian và tối ưu lợi ích trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Vậy cụ thể nguyên tắc này nghĩa là gì? 

1. Nguyên lý Pareto là gì?

Pareto, trong tiếng Anh nghĩa là Pareto Principle, còn được gọi là Quy luật Pareto hay Quy luật 80/20. Nguyên lý Pareto đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, trong đó khoảng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, chứng minh mối quan hệ chênh lệch giữa đầu vào và đầu ra.

Thực ra, quan sát ban đầu của quy luật Pareto có liên quan đến mối quan hệ giữa tài sản và dân số. Vilfredo Pareto nhìn ra rằng 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của 20% dân số. Sau khi khảo sát một số quốc gia khác, ông cũng nhận thấy điều tương tự.

Bên cạnh đó, quy luật Pareto cũng chứng minh rằng mọi thứ trong cuộc sống không phải lúc nào cũng được phân phối đồng đều. Chẳng hạn, 80% lợi tức của công ty được tạo bởi 20% khách hàng hay 80% các vụ phạm pháp được gây nên bởi 20% tội phạm, …

Đối với việc quản lý thời gian cá nhân, 80% sản lượng liên quan đến công việc của bạn chỉ đến từ 20% thời gian của bạn tại nơi làm việc. Còn trong trường hợp của Pareto, ông sử dụng nguyên lý này để giải thích cách 80% tài sản được kiểm soát bởi 20% dân số của một đất nước.

Ngày này, nguyên tắc Pareto ngày càng phát triển và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, quản lý công việc hay quản trị nhân lực. Ví dụ: Nếu 20% khách hàng đang thúc đẩy 80% doanh số bán hàng của doanh nghiệp thì họ có thể muốn tập trung vào những khách hàng này.

2. Hiểu đúng để áp dụng nguyên lý Pareto 

Nguyên lý Pareto nhấn mạnh việc xác định những điều tốt nhất của sự việc và sử dụng hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa.

Tỷ lệ cũng có thể thay đổi như 80/20, 90/10 hoặc 90/20 (các con số không cần phải có tổng bằng 100). Do đó, nguyên tắc này trở thành hướng dẫn cách phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

Read More

Kỹ năng trở thành nhà quản trị xuất chúng

 “Để trở thành một nhà quản trị tốt cần trang bị những kỹ năng quản trị gì?” Trong bài viết này, cùng tìm hiểu kỹ năng quản trị là gì nhé! 

1. Kỹ năng quản trị là gì? 

Kỹ năng quản trị, trong tiếng Anh là Administrative Skills, là những khả năng ứng dụng từ lý thuyết sang thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đặt ra. Tùy theo các cấp quản trị thì yêu cầu, đòi hỏi và mức độ ưu tiên với các kỹ năng quản trị là khác nhau.

2. Các kỹ năng quản trị mà nhà lãnh đạo nên có 

2.1 Kỹ năng nhận thức chiến lược 

Kỹ năng nhận thức chiến lược đó là khả năng phân tích, nhạy cảm trong dự báo về cơ hội và đe dọa trong môi trường kinh doanh. Mục đích là xây dựng chiến lược kinh doanh sát với thực tiễn sẽ xảy ra với sự tận dụng tối đa các cơ hội và hạn chế đến mức tối thiểu các đe dọa đối với tổ chức. 

2.2 Kỹ năng lập kế hoạch 

Một kỹ năng quản trị cực kỳ quan trọng để trở thành nhà quản trị tài giỏi là lập kế hoạch. Bạn có thể tham gia hoặc không tham gia trực tiếp vào việc soạn thảo chính sách và chiến lược của tổ chức. Và dù thế nào vẫn phải có khả năng lập kế hoạch. Do đó, nhà quản trị cần đưa ra mục tiêu cho cấp dưới và yêu cầu họ chịu trách nhiệm để đáp ứng mục tiêu đó.

2.3 Kỹ năng kỹ thuật 

Kỹ năng kỹ thuật là những hiểu biết về thực hành theo quy trình ở một lĩnh vực chuyên môn cụ thể nào đó. Chẳng hạn, đó là kỹ năng tổ chức lao động khoa học, kỹ năng hoạch định chiến lược,  kỹ năng tổ chức hoạt động marketing …

Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo một số kỹ năng khác như tổ chức, lãnh đạo, phối hợp và hợp tác, chỉ đạo và giám sát, lắng nghe và thấu hiểu, ... 

Read More

Những "cạm bẫy" của OKR doanh nghiệp cần biết

 Không thể phủ nhận lợi ích của OKR mang lại nhưng bất kỳ hệ thống nào cũng tiềm ẩn những "cạm bẫy". Cùng tìm hiểu nhược điểm của OKR trong bài viết này nhé! 

1. Tính liên kết 

Liên kết mục tiêu và kết quả giữa các phòng ban quá nhiều dẫn đến OKR chung của doanh nghiệp trở nên trùng lặp và rối rắm. Từ đó, đạt được những kết quả chính nhưng mục tiêu cuối cùng lại không đạt. Trái lại, liên kết quá ít giữa các phòng bạn lại khiến hệ thống quản trị trở nên rời rạc, không đúng với tinh thần OKR.

Bên cạnh đó, liên kết quá chặt sẽ không phát huy tính sáng tạo và chủ động trong công việc. Mặc dù vậy, một liên kết lỏng lẻo lại khiến các phòng ban, nhân viên đi chệch hướng ban đầu. Điều này dẫn đến việc kết quả chính không đóng góp được nhiều cho mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra hàng tháng, quý, năm.

2. Tham vọng trong OKR 

Khi thiết lập OKR, “tham vọng” là từ thường xuyên được sử dụng trong việc lựa chọn mục tiêu và kết quả chính. Tuy nhiên, tham vọng cũng phải gắn với tình hình thực tế, không được chủ quan. Nếu đặt mục tiêu quá lớn, tham vọng quá mức dễ gây nên sự thất vọng và có thể phá vỡ những nguyên tắc đạo đức của doanh nghiệp. 

3. Quá trình hoạch định 

Nhà quản trị dễ dàng rơi vào “cạm bẫy” của OKR và thất bại trong thực thi khi đánh giá chưa tốt tình trạng của tổ chức; đánh giá nguồn lực sai hoặc không đầy đủ; không xác định được sự tương quan giữa các nguồn lực; ước tính sai dẫn đến lập kế hoạch sai; không gắn kết được tầm nhìn và sứ mệnh chung của tổ chức; …

4. Không giám sát chặt chẽ

Những nhà quản lý có xu hướng thiết lập mục tiêu rồi để đó mà không tiến hành kiểm tra giám sát thường xuyên. Hơn nữa, họ cũng bỏ qua những chỉ số quan trọng trong việc đo lường và lựa chọn không đúng những yếu tố cần giám sát.

Lời kết: OKR là một công cụ quản trị hiệu suất hữu ích trong doanh nghiệp. Bên cạnh những lợi ích, hệ thống này cũng tổn tại những hạn chế cần chú ý. 

Read More

Xây dựng Quy chế trả lương theo KPI như thế nào?

 Quy chế trả lương luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động trong doanh nghiệp. Vậy xây dựng quy chế trả lương theo KPI như thế nào? 

1. Quy chế trả lương theo KPI là gì? 

Quy chế trả lương theo KPI được hiểu là văn bản nội bộ trong doanh nghiệp quy định về nguyên tắc, cách thức tính lương, chi trả lương cho nhân viên theo các chỉ số đánh giá về tính hiệu quả (theo KPI).

2. Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc xây dựng Quy chế trả lương theo KPI 

Cơ sở pháp lý điều chỉnh việc xây dựng Quy chế trả lương theo KPI dựa trên các văn bản pháp lý dưới đây:

+ Bộ Luật Lao động năm 2019

+ Nghị định số 90/2019/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2019 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp động lao động đã ký.

3. Lợi ích khi xây dựng Quy chế trả lương theo KPI 

Lợi ích của quy chế trả lương theo KPI: 

Thứ nhất, tạo cơ sở pháp lý để thực hiện cơ chế tính lương, trả lương đối với cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. 

Thứ hai, giúp đo lường hiệu quả, hiệu suất công việc của mỗi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp so với mục tiêu đã đề ra.

Thứ ba, giúp cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng hợp lý, từ đó, có thể tạo động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao.

Thứ tư, góp phần giúp đội ngũ nhân viên có cái nhìn tổng quan về mục tiêu công việc, các nhân tố quan trọng và các công việc ưu tiên cần làm trước để hoàn thành mục tiêu.

4. Một số điều khoản cơ bản trong Quy chế trả lương theo KPI 

Một là các điều khoản về phạm vi áp dụng, đối tượng điều chỉnh của quy chế lương.

Hai là quy định về quỹ lương và nguyên tắc chi trả.

Ba là quy định về thang bảng lương theo hệ thống chức danh.

Bốn là quy định về cách thức tính chi trả lương cho từng lao động.

Năm là các điều khoản quy định về thời điểm và quy trình tính trả lương và các chính sách lương đặc biệt.

Sáu là xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc, tiêu chí xác định KPI.

Bảy là quy định về cơ chế thưởng (nếu có).

Tám là quy định về việc ban hành, áp dụng và việc đánh giá, sửa đổi, bổ sung quy chế.

Lời kết: Mong rằng bài viết này giúp bạn hiểu hơn về quy chế trả lương theo KPI và xây dựng một quy chế phù hợp nhất. 

Read More

Khám phá 4 nhóm tính cách cá nhân DISC

 Công cụ DISC bao gồm 4 nhóm tính cách chính thông qua các chữ cãi D-I-S-C. Cùng tìm hiểu từng chữ cái trong bài viết này nhé!

1. D - Dominance (Thống trị) 

D - Dominance là thống trị, cũng là đại diện của nhóm tính cách này. Quyền lực và chiến thắng luôn là khao khát của nhóm D. Nhóm này thường có tài bao quát và khả năng đánh giá, phân tích cùng cái nhìn đa chiều. Sự tin tin là đặc điểm dễ nhận thấy từ nhóm D thống trị. 

Bên cạnh đó, họ cũng thẳng thắn, bộc trực và đi thẳng vào vấn đề. Người thuộc nhóm D của DISC sẽ cố gắng hiện thực hóa ý tưởng bằng những hành động cụ thể, thiết thực. Họ sẵn sàng chấp nhận rủi ro và ý chí mạnh mẽ. 

2. I - Influence (Ảnh hưởng) 

Đúng như tên gọi, I là nhóm người giỏi việc tác động hoặc thuyết phục đối phương khác. Động lực để làm việc của họ là sự công nhận từ xã hội. Những người này thường tham gia vào các hoạt động theo nhóm với mạng lưới mối quan hệ rộng. Tạo ra sự hợp tác là ưu tiên hàng đầu để phát huy hết tiềm năng của mỗi người. 

Tuy nhiên, tầm ảnh hưởng cũng là điểm yếu của nhóm tính cách I trong một số tình huống. Họ rất sợ mất đi vai trò ảnh hưởng của mình. Khi bị lờ đi hoặc bị từ chối sẽ dễ khiến nhóm tính cách này cảm thấy tổn thương. 

3. S - Steadiness (Kiên định) 

Nhóm người S luôn thu hút những lời mời hợp tác bởi sự chân thành, đáng tin cậy và gắn bó lâu dài. Trong mọi tình huống, họ có xu hướng bình tĩnh, thận trọng và cân nhắc mọi vấn đề. Bên cạnh đó, họ thường có công việc mang tính lâu dài và thích giúp đỡ người khác. 

Hơn thế, ai thuộc nhóm S cũng nên điều chỉnh trong từng hoàn cảnh. Đôi khi tính cách trung thành, khiêm tốn sẽ buộc họ vào tình huống khó khăn. Hãy rèn luyện sự tự tin và bộc lộ cảm xúc thật!

4. C - Conscientiousness (Tuân thủ) 

Nói về nhóm tính cách C, họ rất tập trung, theo sát quy trình làm việc nên kết quả đạt chất lượng cao. Vai trò của các cá nhân này được khẳng định thông qua chuyên môn và năng lực thực sự. Họ cũng thích làm việc trong môi trường độc lập với tư duy logic. 

Tuy nhiên, do thường làm việc rập khuôn nên họ sẽ có điểm yếu như sợ sự kỳ thị, sợ bị chỉ trích hay bày tỏ cảm xúc mạnh mẽ. Lời khuyên dành cho nhóm người này là hãy chấp nhận cảm xúc, phản ứng của người khác và mở rộng, tầm nhìn, không nên quá chú trọng tiểu tiết.

Lời kết: Trên đây là những đặc điểm cơ bản của 4 nhóm tính cách trong DISC. Vậy bạn thuộc nhóm nào? Chia sẻ với chúng mình nhé!

Read More